在良好的氛围中开好会议
好的设备有助于气氛,如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。如果听众注意力不分散,就能集中在发言者身上。发言者会由此受到鼓励而讲得更好。
案例研究
一家广告公司安排会见一个潜在的客户,讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远,是一个小型的开放式办公室,所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。
会前一周,广告公司的一名成员来饭店检查会议室,看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走,并要求安置一套标准的视听设备,因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天,广告公司的执行人员提早到来测试影响强度,并将座位安排成半圆形,调整了窗帘和空调,并定好了点心。会议进行得很顺利,广告公司赢得了这个新的客户。
提供完善的会议场所:正如这个事例所表明的,每件事均须预先组织,并有一个试运作过程,这样这个广告公司能预先排除潜在的问题,从而能集中在他的展示工作上。另外,这里广告公司做了一个明智的决定,拒绝了现代化硬件,而使用较老式的但更恰当的设备。