3、 施工文件质量的控制
做好施工文件的质量控制,档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任,档案人员从档案的角度进行把关,其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁,应承担比档案人员更大的责任,即不只是从档案的角度把关,也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关,与项目经理和监理工程师的把关,有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容(图纸),现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。
档案资料管理是工程管理的一部分,工程的内容体现在项目图纸之中,若干套图纸构成一个完整的项目,这一点,项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚,因而,项目管理单位应做好:下达计划要科学,图纸发放要严格按计划,资料的归档严格根据图纸的发放情况,如此环环相扣,方可做好资料工作。
进行施工文件的质量控制,主要分以下几步:①对照合同、计划及图纸发放情况,验核竣工图及设计变更单是否齐全;②验核交工记录是否齐全;③验核设计变更是否已全部在施工图上体现;④验核所有资料是否符合归档的要求,包括:表格的填写、会签、盖章,综合卷册及专业卷册组卷是否合理,竣工图的折叠是否符合规范等。
档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中,上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法,但在实际的操作中,遭遇的困难也是显而易见的,主要有:
由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更。一方面,无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图,均不能全面反映真实的最终情况,遗漏现象较为严重;另一方面,项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目,现场任务重,未能尽职做好交工资料的审核工作。
制度不健全。资料作为档案的前身,没有一个主管单位,也没有一个完整规范的管理制度。如的《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序,对设计院的设计出图并没有统一的规定;《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数,并没有规范资料的质量及验核的责任,更没有包括对EPC项目中随货资料的管理要求。
设备仪器仪表的采购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门,造成技术协议归档困难,按协议执行的难度也大。
各施工及工程管理单位,大多不重视档案资料工作,一些施工单位无资料员,有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇,在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言,一方面,在施工阶段,需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发,同时需兼顾归档的要求和为归档而准备,另一方面,在工程完工后,又要忙着交工资料的编制和审核,无休无止,成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位,而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位(甚至低于招标和计划人员),因而,存在责任心不强、人心不稳的情况,一些资料员干脆就装聋作哑,不认真把关就直接移交档案馆,等档案馆发现问题再来解决。。
如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制,对国内的工程项目管理来说是一个盲点,广州石化千万吨炼油改扩建工程自然不能独善其身,需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一管理,即使工程管理更结合档案的要求进行,又使档案人员更接近工程、了解工程,减少双方之间的重复工作,虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量,但可通过适当的增员解决;对于专门的项目管理单位、施工单位,应培训档案资料人员,让资料人员同时既是档案专业人员,又是工程或工程管理人员,使之更好地架起档案与工程的桥梁,以确保工程档案的完整、准确,都为较为妥善的办法。而解决的根本还在于:将档案意识灌输给每一位管理者和参与者,在规范管理和完善制度的同时,理解资料工作,正确对待资料工作,使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势,尽职尽责地完成工程项目,规范的档案自然就水到渠成。
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