南方企业文化宣传网----文章编号:1272----加入日期:2009/12/18

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 采购控制程序

1  目的

对采购过程及供方进行控制,确保所采购的产品符合规定要求。

2  适用范围

适用于对生产所需的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。

3  职责

3.1  供应部
a）负责按公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；
b）负责制定采购计划，执行采购作业。
3.2  开发部
负责编制采购物资技术标准及《采购物资分类明细表》。
3.3  质管部
负责对采购物资的进货验证。
3.4  管理者代表批准《月采购计划》。
3.5  总经理批准《月采购计划》。

4 程序
    
4.1  采购物资分类
开发部负责制定采购物资技术标准及《采购物资分类明细表》，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分三类：
    a）重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；
c） 一般物资：构成最终产品非关键部位的批量物资，直接影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；
d） 辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。
4.2  对供方的评价
4.2.1  供方部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方评定记录表”。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。供方部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

4.2.2  对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的局面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：
a） 体系认证证书；
b） 本组织对供方质量管理体系进行审核的结果；
c） 本组织及供方其他顾客的满意程序调查；
d） 供方产品的质量、价格、交货能力等情况；
e） 供方的财务状况及服务和支持能力等。
4.2.3  对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及批量试用，测试合格才能供货：
a） 新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b） 质管部对样品可再送样，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给供应部；
c） 样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
d） 样品验证合格后，供应部通知供方小批量供货；经质管部进货验证合格后，交生产部试用，并由质管部出具相应试用后的验证报告，填写《供方评定记录表》中相关栏目，反馈给供应部；
e） 小脂量进货验证或试用不合格则消除其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。
4.2.4  对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。
4.2.5  对于批量供应的辅助物资，质管部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。
4.2.6  供方产品如出现严惩重量问题，供应部向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的应取消供货资格。
4.2.7  供方部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价按百分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资有进货验证，并执行4.2.6条款。连续第二次评分不及格，应取消其供货资格。
4.2.8  对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。
4.2.9  对报务供方的控制
为公司年代服务的供方,如运输公司、检查、培训机构等， 也应经评价合格后方可向公司提供服务，对国家授权的计量试验室,可不再做报务质量评价。
4.3.1  采购计划
供应部根据生产部的《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》，经总经理批准后实施采购。对于临时采购的物资，相关部门填写《临时采购要求单》，报总经理批准，交供塑料布部实施。
4.3.2  采购的实施
a)供应部根据批准的《月采购计划》、《临时采购要求单》，按照采购物资技术票估《合格供方名录》中选择供方并进行采购；
b）第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签定《采购合同》，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约及供货期限等；
c）供应部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；
d）采购前采购员应核实提供技术的要求是否有效，将《采购单》交供应部经理确认后实施采购。
4.4  采购信息
4.4.1  采购文件
4.4.1.1  应包括拟采购产品的信息：
a）对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；
b）对产品的验收要求；
c）其他要求，如价格、数量、交付等。
4.4.1.2  适当时还包括：
a）对供方的产品、程序、过程、设备、人员看出有关批准或提出有关批准或资格签定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；
b）适用的质量管理体系要求。
4.4.2  本公司的采购文件包括《月采购计划》、《临时采购要求单》、《采购物资分类明细表》、《采购单》、《采购合同》及附件等,由供应部保管.采购文件发放前,应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。
4.5  采购的产品可以有如下几种验证方式：
a）由质管部进行进货验证；
b）由顾客在本公司现场实施验证；
c）由本公司在供方现场实施验证；
d）由由顾客在供方现场实施验证。
对后两种情况，供应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
4.5.3  顾客的验证上能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其顾客拒收的可能。

5  相关文件

5.1  《改进控制程序》。
5.2  《过程和产品的测量和监控程序》。
5.3  《采购物资分类明细表》。

6  质量记录

6.1  《供方评定记录表》。
6.2  《合格供方名录》。
6.3  《供方业绩评定表》。
6.4  《纠正和预防措施处理单》。
6.5  《月采购要求单》。
6.6  《临时采购要求单》。
6.7  《采购单》。
6.8  《采购合同》。
文章来源：www.5s886.com

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