南方企业文化宣传网----文章编号:1436----加入日期:2010/1/21

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人力资源信息的管理 

人力资源信息的管理
第八条 员工信息管理
1、员工信息编号法
所有员工的编号均以“XX员工”四个字的汉语拼音第一个字母组合成缩写开头，即：“XXYG”，接下来为在华实公司第一天上班的日期，如：“19930601”代表该员工开始上班的日期为“1993年6月1日”，最后以4位数字结尾。举例：“HSYG199306010001”为1993年6月1日上班，是当月开始上班的第一位员工。试用期未满的员工，在最后添加一个字母“S”，试用期满后去掉。
2、员工信息保存年限
A、永久保留的员工 历任公司领导、第一批任职部门经理以上的员工、各子公司及分公司负责人、与公司发生过劳动争议并且在开发区劳动部门立案的员工、在公司任职期间被公检法等部门拘留审查、逮捕法办的员工、对公司有过重大贡献由公司领导指定特别永久保留信息的员工、在公司有未报账款、未还财物携款、物不辞而别的员工、曾任职各级安全、消防、治保责任人的员工、被公司开除、除名、违纪辞退、经济性辞退的员工、应作违纪处理改作强制劝辞的员工、曾给予通报表扬或批评以上奖惩的员工、涉嫌盗窃、挪用、贪污公司财物暂未查实的员工、曾任职公司财会、采购、司机、业务、仓管及门卫的员工、担任过10万元以上工程项目经理或贵任工程师的员工、因工死亡的员工、因工或非工伤病住院医疗期满公司依法解除劳动合同的员工、有特殊技术或技能的员工、离职后与公司发生业务关系的员工、离职时有暴力实际行为或以暴力相威胁以求取利益的员工、掌握公司商业秘密的员工。
B、资料保留到离职后十年的员工 任职部门经理、车间主任、工程师、班组长、质检员的员工。
C、资料保留到离职后五年的员工
以上两项以外的员工。
3、资料保留形式
A、文字资料
B、计算机硬盘
C、计算机软盘
对于在保留年限内的员工资料，必须逐一建立文字档案，同时在计算机硬盘保留同样内容的资料，并做一个软盘备份，对于保留在上述各项的资料，由管理部门经理或人事干部每季度逐人检阅一次，确信信息保存完整，若有任一形式的资料缺失，必须从发现之日起，一周之内补正。
1、信息的更新与销毁 所有需要更新的信息，由管理部门整理成文字，交员工所在单位部门经理、管理部门经理、总经理签字后增加或修改。 超过保留期限的员工的资料，在超期之日起三年内保留文字记录，保留软盘资料，从硬盘中删除并停止季度的检阅确认。三年后经所在单位部门经理、管理部门经理、总经理三人联署，由专人销毁文字档案。软盘资料再保留三年（附员工号目录），以后任其自然流失（即软盘不销毁，但除非有需要不再检阅其中的内容）。 所有员工的个人资料必须加密，除员工本人（仅限查阅本人资料），管理部门经理、总经理可以查阅外，其余人员查阅必须书面申请，经使用部门经理、管理部门经理、总经理批准方可查阅。
2、信息的分类 在职员工与离职员工应分设不同的文字档案盒并按97年4月1日以前和以后在职为界，分盒存放。在职员工资料存在硬盘C盘，离职员工存在D盘，离职员工资料与在职员工的软盘备份也应分别存放。
第九条 专才与临借工的信息管理
1、保存年限 本条人员的信息管理参照员工信息管理中永久保留项下的管理方法执行。
2、编号法 专才编号为：“XXZC” 临借工编号为：“XXLJ” 年月日为第一次合作或借用首天工作的日子。
文章来源：www.5s886.com

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