南方企业文化宣传网----文章编号:802----加入日期:2009/3/11

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采购”的基本职能是什么

“采购”这一质量体系要素所涉及的范围可以有两个方面：

(1） 采购原材料、零部件、元器件以及仪器、仪表和设备；
（2） 委托其他组织完成各类任务和服务，如转包加工、转包施工、委托检验或试验、委托设计以及委托其他服务等。 供方为顾客提供产品或服务必须符合质量要求或合同规定，为做到这一点，必然要求用于生产过程的输入符合质量要求，委托其他组织提供的服务和转包产品及项目都符合质量要求。

因此，“采购”该要素的基本职能是：

(1) 评定和选择合格分承包方： 这里所指的分承包方包括向供方提供原材料等物资、设备的组织（单位），以及转包加工和施工的组织等。 对于分承包方，不仅要求其提供的产品和服务合格，而且要求其提供具备满足分合同要求的能力的证据，例如质量保证要求和质量体系要求，对分承包方的评定应有一套书面程序和方法。

(2) 对于选定的分承包方的连续控制： 对于已选定的分承包方，也不能一劳永逸，掉以轻心，仍然应对其进行连续控制，包括对其提供的产品进行质量验证，对其质量体系运行的有效性进行定期评审，即开展第二方审核。

(3) 建立分承包方的质量记录： 无论是选择和评价，还是连续控制，都必须留下客观证据，因此，应建立分承包方的评价、控制的质量记录，分承包方的名录及其更新情况记录。

(4) 采购资料： 要确保采购的质量，必须具备明确的、完整的采购资料。一般包括提供给分承包方的合同规范、图纸、采购清单、采购计划、招标书等。 采购文件通常应表明：
a. 型号、种类、等级或其他准确的表示方法；
b. 规范、图纸、加工要求、检验规程等文件的名词或其他明确的标识和适用版本；
c. 产品、工艺、加工设备和人员的批准和鉴定要求等技术资料的名称，指出其明确的标识和适用版本；
d. 适用的产品标准（国家、国际、行业、企业）和质量体系标准的名称、编号和版本；
e. 产品、工程项目的招标书。 采购文件和采购人员均应有审批手续。

(5) 采购产品的验证： 主要是供方在分承包方处的验证以及顾客对分承包方产品的验证。在采购文件中事先规定验证的安排及交付的方法以及顾客对分承包方产品验证的权力。


采购”要素在质量体系中的地位和作用？

采购产品将成为产品的组成部分，并直接影响到产品质量。确保采购产品的质量符合规定要求是供方的责任，供方的质量体系应能对分供方进行有效的控制，编制采购质量控制的程序文件，包括对分承包方的评价和选择，明确适用的技术规范和检验程序，并与分承包方建立紧密的、有效的工作关系和反馈系统。要注意的是“采购”具有十分广泛的含义，外发加工、指标工程、聘用外协、收购等，凡是非本企业或组织为供方提供产品或服务均算作“采购”。  

顾客对供方“采购”提出哪些要求？

供方外购材料，或另部件是提供最终产品的组成部分，因而它直接影响最终产品的质量，顾客要求供方保证所采购物资符合规定要求。 顾客要求供方做到下列几点：
(1) 供方应编制采购控制程序文件；
(2) 供方采购文件应清楚说明采购物资的质量要求；
(3) 供方应评估和选择分供方，建立合格分供方的档案；
(4) 供方应对采购物资进行验证，并形成书面记录，作为凭证。  
供方应向顾客提供哪些有关“采购”方面的证据？
供方应提供规范、图纸和订货单据。 供方应提供选择合格分供方的资料，包括对分供方的评定，即对分供方能力和质量体系的现场评价，对产品样本的评价，与类似产品的历史情况对比，与类似产品的试验结果对比，与用户的使用经验对比等。有可能的话，应提供历史统计数据。 供方应提供采购文件、采购产品的验证记录。

采购的文件和资料至少包括哪些？

采购行为发生之前必须编制采购文件，采购文件应清楚地说明订购产品的资料，它包括：
a. 类别、型式、等级或其他准确标识方法；
b. 规范、图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资料（包括产品、程序、过程、设备和人员的认可）的名称或其他明确标识和适用版本；
c. 适用的质量体系标准的名称、编号和版本；
d. 供方采购文件应规定对分供方产品的技术要求。  

如何评价“分承包方”？

供方根据顾客的要求及自身的能力去选择分承包方，也称分供方，并要求供方建立和保存合格分供方的档案。选择分供方的方法是：

(1) 对分供方的能力，质量体系进行现场评估，即对分供方实体活动能否满足规定的要求进行现场质量体系审查；

(2) 对分供方产品样品进行评价，即对总体中的一个或多个个体，用于提供能代表整批产品的信息，并能作出整体产品的质量是否满足规定要求的评价；

(3) 对比类似产品的历史情况，即对比类似产品的实际工作期和贮存期以及研究和观察可靠性、维修性、有效性、耐久性、安全性等历史情况，评定是否满足规定要求；

(4) 对比类似产品的试验结果，即采取相同的方法，同一试验材料，在相同的条件下获得的一系列结果之间的一致程度，在上述条件下得到的两次实验结果之差的绝对值，以某个指定的概率低于预先的设定值，则可认为结果符合要求；

(5) 对比其他使用者的经验，选择基本相同的人员素质，基本相同的环境。基本相同的使用强度、基本相同的维护条件，对比其无故障工作时间平均值和失效率，以此判断分供方产品是否满足规定要求。 此外，还要对分供方的管理水平、经验状态、市场信誉、经济实力作综合的评价，并在档案中有所体现，甚至可以利用“项目咨询”的方法向银行和分供方的其它客户作信用调查，以减少风险。 要利用统计的方法，对各分供方作长期的信息统计，跟踪其变化，以确保分供方的合格。


何谓“合格的分承包方”？

合格的分承包方是指这样的分承包方，由它供应的产品数量、质量、供货时间等各方面，包括管理能力，均能满足需方要求。合格分承包方应能做到下列几点：
(1) 能达到规定的质量要求；
(2) 能提供要求数量；
(3) 能按合同规定及时交货；
(4) 价格合理公道；
(5) 能提供优良的服务；
(6) 能提供完备的质量体系；
(7) 能提供规定的检验资料或过程控制质量记录。

如何进行“采购产品的验证”？

采购产品的验证一般是对合同价格较高、对最终产品质量影响较大的采购产品进行的，它包括供方在分供方处的验证和顾客对分合同产品的验证等两种方式：

(1) 供方在分供方处对采购产品进行验证，供方应在采购文件中规定验证的安排和产品的交付方法，这种验证的安排又可分为分供方的产品生产过程验证、对其最终产品的检验和试验及其他适宜的方式。如果最终产品检验合格，则在供方进货检验和试验时一般可不再重复已经检验和试验的内容；

(2) 当合同上规定顾客或其他代表有权在货源处或收货处验证供方所购产品是否符合规定要求。若规定顾客在货源处验证时，供方应在与分供方签订的分合同中写明顾客对产品进行验证的特殊条款，以便分供方作出安排。若顾客要求对分供方的产品、服务、过程的质量进行评价，供方应为顾客对分供方的评价作出安排，在合同上规定顾客可以使用供方的名义对分合同质量进行监控时，顾客可决定在何处验证以及验证的范围和性质。 必须说明：顾客的验证不能减轻供方提供合格产品的责任，今后发现质量问题时，顾客仍有权予以拒收；顾客在分供方处进行产品验证时，这并不能代替供方的独立验证，供方仍应对分供方进行控制。


顾客提供产品的控制

　


什么叫“顾客提供产品的控制”?

它在质量体系中的作用？ 顾客提供的产品是指顾客拥有的产品，按合同规定提供给供方的产品，这些产品一般是要安装到最终产品上的，但也可用于产品形成的过程或活动中，这些产品可以是：原材料、机器设备、检验仪器、仪表、工艺装备等，也可以是服务或一个软件。它与“采购”最大的区别在于顾客提供的产品其所有权未发生转移，而“采购”产品的所有权已转到供方。 供方应负责对顾客提供的产品进行标识、维护、贮存、搬运和使用，使其免受损坏、变质和混料的失误。 供方应对顾客提供的产品作接收检验，核对数量和标识，检查表面状态，检查其与合同的符合性。 “顾客提供产品的控制”能有效地防止使用这些产品中的不合格品，确保供方产品符合质量要求。  

顾客提供产品的控制”对供方有何要求？

“顾客提供产品”是在特定情况下存在的特殊要求其原因有两个方面：

（1） 顾客对供方采购的材料、零件和部件满足不了规定要求时，顾客只能设法自己向供方提供，即所谓“来料”、“来样”。
（2） 在合同环境下产品所需的材料、零件和部件是稀有的、昂贵的，供方又找不到合格的分供方，也有可能顾客有必要对材料的特性保守机密，就出现顾客提供的情况。 要注意的是，顾客提供产品是指产权关系没有发生转移的特殊情况，若供方采取购买方式或向顾客进料，则仍应该纳入“采购”。 供方对顾客提供产品的控制是必要的。通常顾客提供产品不是顾客生产的，顾客在采购后不作验证或仅作部分的验证后就运给供方，有时甚至是直接运给供方。 顾客对供方提供产品的控制是指顾客自己所有的，包括原材料、零配件或设备工具等，为按合同要求而向供方提供的产品。从交付之日起，产权、虽然未发生变化，供方仍要负责监护并防止损坏、遗失、挪用，并负责标识、维护、储存、搬运和使用。供方应对其进行验证，并建立和保持验证、储存和保养的程序文件。

供方应作如下安排：
（1） 对其作进货检验，对产品的数量、质量及其标识进行检验，并检查运输中有无损坏情况；
（2） 在产品储存期间应进行定期检查，以发现变质的先兆，检查储存期限，确保合适的储存环境，掌握产品最新状态，防止变质。 当供方在验证中，如发现缺件、损坏、不适用或不符规定要求等情况，供方应作好记录并向顾客报告。特别是顾客提供的工具、设备、技术等，若发生损、，缺损，一方面要查找责任，更应及时与顾客联系取得解决方法。 当合同规定供方开箱检验顾客提供产品时，应由顾客代表到场参加，以便确认发现的问题。 供方的检验不能免除向顾客提供合格产品的责任。 若顾客向供方提供的不是实物产品，而是提供服务，则供方应验证服务的合适性。顾客应对其提供的服务负责。

文章来源：www.5s886.com

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